Carpetas y archivadores en módulos para la oficina
La cuestión vital no es ser o no ser, sino caja individual o colectiva. Pues no es asunto menor: devanarte los sesos con los módulos de carpetas te ha traído hasta aquí. Así pues, ¿cuáles son las ventajas de agrupar los archivadores y las carpetas de anillas?
¿Qué son y para qué sirven los módulos de carpetas?
Ideales para clasificar todo tipo de documentos, los módulos de carpetas son muy útiles en estanterías a medio llenar. Sí, la estabilidad incondicional es una de sus ventajas principales. Gracias a la ancha base del contenedor de cartón, el conjunto se mantiene estable incluso sobre escritorios, mesas de ordenador, etc.
He aquí otra ventaja de los archivadores modulares de carpetas: es más fácil moverlos. Llegada la hora de archivar los albaranes y facturas almacenados en bandejas de oficina, resulta más sencillo coger un módulo de dos carpetas que cada una por separado:
También se simplifica, y mucho, reorganizar los archivadores en la estantería. De hecho, los contenedores de archivos fomentan el orden en la oficina. Gracias a ellos las carpetas ya no se dispersan en la balda ya que, a fin de cuentas, cada una acaba en un cajón de su mismo color.
A propósito, ¿has pensado en codificar temáticamente los documentos por colores? Se trata de una gran idea: te ayudará a identificar rápidamente cada archivo. Por ejemplo, usar negro para facturas, rojo para albaranes y azul para presupuestos.
Materiales y características
Tanto los archivadores como el propio módulo se suelen fabrican en cartón plastificado. La lámina brillante de colores protege los papeles contra la humedad. El ollado metálico en el lomo facilita el acceso y el tarjetero identifica el contenido. En cuanto al número de carpetas por módulo, las combinaciones más comunes agrupan 3, 4 o 5 unidades.
Pardo - Módulo 3 carpetas azules
Conclusión
Aunque los módulos de carpetas no ocupan menos que los archivos individuales, ayudan a hacer un mejor uso del espacio físico disponible en la oficina. Además de ser más estables y mejorar el acceso, permiten reorganizar rápidamente los documentos al mover, en vez de carpeta por carpeta, conjuntos completos de ellas.
En suma: guardar tus papeles en módulos de carpetas quizá no te sirva para ganar metros cuadrados en tu despacho...¡pero sí para ahorrar mucho tiempo!