Tipos de carpetas colgantes de oficina: tamaños, varillas y visores

En esta guía te mostramos todo lo que necesitas saber para comprar carpetas colgantes (archivo suspendido).

Carpetas colgantes
Fichero de expedientes con carpetas colgantes

Características de las carpetas colgantes

Los ficheros metálicos con carpetas suspendidas son sistemas muy efectivos para organizar documentos, registrar de manera eficaz las fichas de clientes y conservar con orden las facturas, informes, etc. Son muy usados tanto en empresas como en hogares (oficina en casa). En la carpeta colgante se introduce la documentación, y su tema, cliente, número de expediente, etc., se anota en el visor, lo que nos ayudará a clasificar las carpetas en el fichero.

Los soportes más sencillos son los bastidores de sobremesa y los carritos, mientras que los más robustos y seguros contra incendios o accidentes son los ficheros metálicos. 

Bastidores y carros para carpetas colgantes
Bastidor y carrito con ruedas para carpetas colgantes

Pero volvamos a las carpetas. Físicamente, las carpetas colgantes están formadas por una cartulina plegada con alambres de metal (o plástico) en la zona superior. Gracias a las varillas de alambre, las subcarpetas se cuelgan rápidamente en los ficheros metálicos o bastidores de archivo. Por eso, también hay quien llama a este producto carpetas para armarios.

Carro con ruedas para carpetas colgantes Carro con ruedas para carpetas colgantes 78.58 €

Puesto que las carpetas se cuelgan de las guías o raíles que tienen los armarios y bastidores, el tamaño de la carpeta depende del fichero que tengamos.

Tamaños de carpetas colgantes

La separación entre las guías del fichero debe ser aproximadamente la misma que la medida entre los centros de los ganchos de las varillas. En la siguiente tabla se recogen las medidas más comunes de carpetas colgantes:

FormatoAnchoAltoMedida varillas (exteriores)Medida varillas (centros)
A4315 mm240 mm348 mm330 mm
Folio350 mm240 mm383 mm365 mm
Folio Prolongado365 mm240 mm380 mm400 mm
Arcón A4345 mm275 mm348 mm330 mm
Arcón folio355 mm275 mm383 mm365 mm

Tipos de varillas y visores

Las varillas pueden ser plásticas o metálicas. Las de metal son mejores en casi todos los aspectos, puesto que no se rompen y ocupan menos. Los alambres son casi siempre de acero lacado en color blanco o negro, aunque algunos fabricantes de carpetas colgantes también usan el acero galvanizado o el aluminio.

Varillas de carpetas colgantes
Detalle de las varillas de la carpeta y los raíles del armario

Para identificar el contenido y localizar rápidamente los expendientes, se usan los visores. El visor es una pieza de plástico anclada a la carpeta que permite rotular el contenido mediante una etiqueta de cartulina. El visor facilita la búsqueda de los expedientes en el archivador.

El visor es una pieza de plástico que nos permite introducir una tira identificativa para rotular el contenido de la carpeta colgante. Existen diferentes tipos de visores aunque la mayoría de los que se utilizan son los de pinza (el visor se fija en una de las caras de la carpeta como si fuera un clip).

Según el tipo de visor existen dos tipos de carpetas suspendidas:

Carpetas colgantes visor superior Liderpapel Carpetas colgantes visor superior Liderpapel desde 0.69 €

Las de visor superior son más comunes, aunque hay ficheros que por su diseño necesitan carpetas de visor lateral. El tipo de mueble (bastidor, carpetero, armarios con guías y raíles, mueble metálico, carros con ruedas, etc.), es el que determina qué carpeta se debe comprar.

En cuanto al material de sus cubiertas, las encontramos de cartulina y de plástico. El gramaje de las carpetas colgantes de cartulina es similar al de una subcarpeta de archivo, es decir, entre 185 y 240 g/m² aproximadamente.

Por último, otro aspecto importante a la hora de comprar subcarpetas suspendidas es el tipo de lomo. El más utilizado es el lomo en "V" (cartulina con un pliegue sencillo), pero también se pueden comprar con lomo en "U" (son algo más anchas, para archivar más documentos).

Carpetas colgantes con lomo ancho Carpetas colgantes con lomo ancho desde 0.98 €

Las cajas de carpetas suspendidas suelen incluir los visores de plástico y las etiquetas de identificación. También es posible comprar los recambios por separado. (Los hay de poliestireno o de PVC flexible).

Marcas, modelos y tipos de carpetas colgantes según el material de la carpeta

Las carpetas más vendidas son las de cartulina kraft en color marrón. Pero también las hay de colores:

Carpetas colgantes colores de plástico A4 Carpetas colgantes colores de plástico A4 36.22 €

Dos buenas marcas de carpetas colgantes son Elba Gio (mejor calidad) y Liderpapel (más económicas).

Un tipo especial de carpeta colgante de alta capacidad es el modelo Gio Stock con varillas de acero. Se trata de una caja de archivo fabricada en cartón corrugado de montaje automático. Tiene una gran capacidad y puede utilizarse como alternativa a los revisteros: para guardar documentos de gran grosor como folletos, catálogos, revistas, etc.

La historia del fichero metálico vertical para carpetas colgantes

Hoy, el fichero metálico para almacenar carpetas colgantes es común en toda oficina. Pero a principios del siglo XX, fecha en que se estima fue inventado, supuso una auténtica revolución.

Una de las primeras patentes de un archivador de carpetas fue registrada el 2 de noviembre de 1886 por el americano Henry Brown. Dicha patente describe un receptáculo horizontal para el almacenamiento y conservación de papeles. El contenedor se fabricó con acero forjado. Se podía bloquear gracias a su cerradura. Y estaba preparado para soportar el fuego. Pero no todos los ficheros para carpetas estaban construidos con chapa metálica, pues algunos eran de madera.

Los ficheros verticales tardaron un poco más en llegar, pero quién fue su inventor sigue siendo un misterio. Sin embargo, se estima que los primeros ficheros verticales comerciales podrían haber aparecido en 1900, cuando una compañía, fundada en 1876, y conocida como Library Bureau, publicó un catálogo en el que aparecía un archivador vertical para carpetas colgantes. La misma compañía registró una patente dos años después en la que se acreditaba que su inventor fue David. E. Hunter.

Library Bureau fábrica ficheros para carpetas colgantes
Fábrica de ficheros para carpetas colgantes Library Bureau

En su folleto, Library Bureau describía su producto como un «Sistema de archivo vertical con compartimentos intercambiables» y añadía «El archivador vertical ideado y perfeccionado por Library Bureau es el método más completo, preciso y práctico jamás inventado para la gestión de la correspondencia, reportes, facturas, pedidos, catálogos, duplicados de facturas, y hojas sueltas, o papeles de cualquier otro tipo para organizaciones grandes, pequeñas o peculiares»