Tipos de carpetas colgantes de oficina: tamaños, varillas y visores
En esta guía te mostramos todo lo que necesitas saber para comprar carpetas colgantes (archivo suspendido).
- Características de las carpetas colgantes
- Tamaños de carpetas colgantes
- Tipos de varillas y visores
- Marcas, modelos y tipos de carpetas colgantes según el material de la carpeta
- Otras alternativas para organizar documentos
- La historia del fichero metálico vertical para carpetas colgantes
Características de las carpetas colgantes
Los ficheros metálicos con carpetas suspendidas son sistemas muy efectivos para organizar documentos, registrar de manera eficaz las fichas de clientes y conservar con orden las facturas, informes, etc. Son muy usados tanto en empresas como en hogares (oficina en casa). En la carpeta colgante se introduce la documentación, y su tema, cliente, número de expediente, etc., se anota en el visor, lo que nos ayudará a clasificar las carpetas en el fichero.
Los soportes más sencillos son los bastidores de sobremesa y los carritos, mientras que los más robustos y seguros contra incendios o accidentes son los ficheros metálicos.
Pero volvamos a las carpetas. Físicamente, las carpetas colgantes están formadas por una cartulina plegada con alambres de metal (o plástico) en la zona superior. Gracias a las varillas de alambre, las subcarpetas se cuelgan rápidamente en los ficheros metálicos o bastidores de archivo. Por eso, también hay quien llama a este producto carpetas para armarios.
Carro con ruedas para carpetas colgantes
81.67 €
Puesto que las carpetas se cuelgan de las guías o raíles que tienen los armarios y bastidores, el tamaño de la carpeta depende del fichero que tengamos.
Tamaños de carpetas colgantes
La separación entre las guías del fichero debe ser aproximadamente la misma que la medida entre los centros de los ganchos de las varillas. En la siguiente tabla se recogen las medidas más comunes de carpetas colgantes:
| Formato | Ancho | Alto | Medida varillas (exteriores) | Medida varillas (centros) |
|---|---|---|---|---|
| A4 | 315 mm | 240 mm | 348 mm | 330 mm |
| Folio | 350 mm | 240 mm | 383 mm | 365 mm |
| Folio Prolongado | 365 mm | 240 mm | 380 mm | 400 mm |
| Arcón A4 | 345 mm | 275 mm | 348 mm | 330 mm |
| Arcón folio | 355 mm | 275 mm | 383 mm | 365 mm |
Tipos de varillas y visores
Las varillas pueden ser plásticas o metálicas. Las de metal son mejores en casi todos los aspectos, puesto que no se rompen y ocupan menos. Los alambres son casi siempre de acero lacado en color blanco o negro, aunque algunos fabricantes de carpetas colgantes también usan el acero galvanizado o el aluminio.
Para identificar el contenido y localizar rápidamente los expendientes, se usan los visores. El visor es una pieza de plástico anclada a la carpeta que permite rotular el contenido mediante una etiqueta de cartulina. El visor facilita la búsqueda de los expedientes en el archivador.
El visor es una pieza de plástico que nos permite introducir una tira identificativa para rotular el contenido de la carpeta colgante. Existen diferentes tipos de visores aunque la mayoría de los que se utilizan son los de pinza (el visor se fija en una de las caras de la carpeta como si fuera un clip).
Según el tipo de visor existen dos tipos de carpetas suspendidas:
- Las carpetas colgantes de visor superior (para cajones, bastidores o carritos)
- Las carpetas colgantes de visor lateral (para estanterías y muebles metálicos de acceso frontal)
Carpeta colgante Liderpapel
desde 1.03 €
Las de visor superior son más comunes, aunque hay ficheros que por su diseño necesitan carpetas de visor lateral. El tipo de mueble (bastidor, carpetero, armarios con guías y raíles, mueble metálico, carros con ruedas, etc.), es el que determina qué carpeta se debe comprar.
En cuanto al material de sus cubiertas, las encontramos de cartulina y de plástico. El gramaje de las carpetas colgantes de cartulina es similar al de una subcarpeta de archivo, es decir, entre 185 y 240 g/m² aproximadamente.
Por último, otro aspecto importante a la hora de comprar subcarpetas suspendidas es el tipo de lomo. El más utilizado es el lomo en "V" (cartulina con un pliegue sencillo), pero también se pueden comprar con lomo en "U" (son algo más anchas, para archivar más documentos).
Carpetas colgantes bicolor con lomo ancho
desde 1.48 €
Las cajas de carpetas suspendidas suelen incluir los visores de plástico y las etiquetas de identificación. También es posible comprar los recambios por separado. (Los hay de poliestireno o de PVC flexible).
Marcas, modelos y tipos de carpetas colgantes según el material de la carpeta
Las carpetas más vendidas son las de cartulina kraft en color marrón. Pero también las hay de colores:
Carpetas colgantes colores de plástico A4
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Dos buenas marcas de carpetas colgantes son Elba Gio (mejor calidad) y Liderpapel (más económicas).
Un tipo especial de carpeta colgante de alta capacidad es el modelo Gio Stock con varillas de acero. Se trata de una caja de archivo fabricada en cartón corrugado de montaje automático. Tiene una gran capacidad y puede utilizarse como alternativa a los revisteros: para guardar documentos de gran grosor como folletos, catálogos, revistas, etc.
La historia del fichero metálico vertical para carpetas colgantes
Hoy, el fichero metálico para almacenar carpetas colgantes es común en toda oficina. Pero a principios del siglo XX, fecha en que se estima fue inventado, supuso una auténtica revolución.
Una de las primeras patentes de un archivador de carpetas fue registrada el 2 de noviembre de 1886 por el americano Henry Brown. Dicha patente describe un receptáculo horizontal para el almacenamiento y conservación de papeles. El contenedor se fabricó con acero forjado. Se podía bloquear gracias a su cerradura. Y estaba preparado para soportar el fuego. Pero no todos los ficheros para carpetas estaban construidos con chapa metálica, pues algunos eran de madera.
Los ficheros verticales tardaron un poco más en llegar, pero quién fue su inventor sigue siendo un misterio. Sin embargo, se estima que los primeros ficheros verticales comerciales podrían haber aparecido en 1900, cuando una compañía, fundada en 1876, y conocida como Library Bureau, publicó un catálogo en el que aparecía un archivador vertical para carpetas colgantes. La misma compañía registró una patente dos años después en la que se acreditaba que su inventor fue David. E. Hunter.
En su folleto, Library Bureau describía su producto como un «Sistema de archivo vertical con compartimentos intercambiables» y añadía «El archivador vertical ideado y perfeccionado por Library Bureau es el método más completo, preciso y práctico jamás inventado para la gestión de la correspondencia, reportes, facturas, pedidos, catálogos, duplicados de facturas, y hojas sueltas, o papeles de cualquier otro tipo para organizaciones grandes, pequeñas o peculiares»