- ¿Qué son las cajas de archivo definitivo?
- Cajones y contenedores apilables para cajas archivadoras
- Tipos de cajas de archivo definitivo
¿Qué son las cajas de archivo definitivo?
La caja archivadora de cartón desmontable se usa en oficinas, empresas y domicilios de profesionales para conservar documentos provenientes de archivadores de anillas. Se traspasan los papeles cuando el ejercicio económico ha terminado; cuando ya no requiere el acceso a los archivos con la misma frecuencia. Guardar los documentos sirve, entre otras cosas, para poder responder a un requerimiento legal.
Las cajas de archivo vienen desplegadas, con marcas para su plegado y pestañas que facilitan su montaje. Esto posibilita almacenar un gran número de cajas en un mínimo espacio. Se deja, así, hueco en las estanterías del almacén para material de oficina, limpieza, etc.
Gracias a su diseño, las cajas archivadoras quedan listas para su uso en apenas unos segundos. Los bloques de papel, fajos de facturas, albaranes, presupuestos..., se pueden atar con gomas elásticas, o bien agrupar con encuadernadores metálicos tipo fástener.
Después de insertar los folios en la caja, se rotula con la ayuda de un rotulador permanente, la caja está preparada para su traslado al archivo. El archivo periódico de los documentos, expedientes e informes en el almacen libera espacio en el entorno de trabajo y mejora el rendimiento de la oficina.
Cajones y contenedores apilables para cajas archivadoras
Las cajas de archivo definitivo se pueden almacenar en estanterías, o bien agrupar en contenedores de cartón; esto es útil cuando no se tiene espacio suficiente en el almacén y se deben apilar en vertical. Los robustos cajones de cartón pueden custodiar cuatro o cinco cajas archivadoras en su interior. El cartón fuerte con el que se fabrican (hasta 512 g/m²) permite su apilamiento vertical sin correr riesgos de dañar el contenido. En comparación, el cartón con que se fabrican las propias cajas archivadoras es mucho más delgado y ligero; y no permite su apilado directo puesto que se abollan.
Legalmente, los documentos de las empresas se pueden requerir durante periodos comprendidos entre cuatro y cinco años. Esto obliga al archivo de la documentación antigua, es algo inevitable. Hay quien opta por recurrir a los servicios de las empresas de gestión documental; otra posibilidad es almacenar los documentos en las instalaciones propias de la oficina. Para ello, las cajas y los contenedores de archivo son la solución definitiva.
Al expirar el periodo de requerimientos legales, se ha de triturar la documentación, expedientes, informes... La ley vigente de protección de datos exige el tratamiento apropiado de los documentos según el nivel de confidencialidad. Para cumplir este punto, se usan las destructoras de papel. A partir de ese momento, las cajas de archivo quedan vacias para un nuevo ciclo. La rotación adecuada de cajas de archivo y carpetas de anillas optimiza el lugar de trabajo y reduce las necesidades de almacenamiento de la oficina.
Tipos de cajas de archivo definitivo
Hay dos tipos de cajas de archivo definitivo: las de cartón y las de plástico. Estas últimas son mucho más resistentes a la humedad ambiental y a las salpicaduras de agua. Son útiles en climas húmedos y en estancias soterradas tales como almacenes subterráneos, sótanos y garajes.