Tipos de carpetas colgantes de oficina: tamaños, varillas y visores
En esta guía te muestro todo lo que has de saber sobre carpetas colgantes.
- ¿Qué son las carpetas colgantes? Características
- Medidas, formatos y distancia entre varillas
- Tipos de varillas y visores
- Marcas, modelos y tipos de carpetas colgantes según el material de la carpeta
- La historia del fichero metálico vertical para carpetas colgantes
¿Qué son las carpetas colgantes? Características
El fichero metálico con carpetas suspendidas es un sistema eficaz para organizar documentos, guardar fichas de clientes y ordenar facturas o informes. Son muy usados, tanto en empresas como en el hogar (por ejemplo: cuando se tiene la oficina en casa). La idea es clara: metes los documentos en la carpeta colgante y anotas el tema, cliente, número de expediente, etc., en el visor, lo que te ayudará a clasificarlas. Los soportes más sencillos son los bastidores de sobremesa y los carritos, mientras que los más robustos y seguros contra incendios o accidentes son los ficheros metálicos.
Pero volvamos a las carpetas... Una cartulina plegada y un par de alambres de metal (o varillas de plástico) a lo largo de la boca constituyen la carpeta colgante. Unos ganchos en los extremos de la subcarpeta permite colgarla de las guías de ficheros metálicos y bastidores de archivo. Como es evidente, el tamaño de las carpetas para armarios —¡también se llaman así!— depende de la separación entre los raíles del fichero.
Medidas, formatos y distancia entre varillas
La separación entre las guías del fichero debe coincidir con la medida entre los centros de los ganchos. La tabla siguiente recoge las medidas más comunes:
| Formato | Ancho | Alto | Medida varillas (exteriores) | Medida varillas (centros) |
|---|---|---|---|---|
| A4 | 315 mm | 240 mm | 348 mm | 330 mm |
| Folio | 350 mm | 240 mm | 383 mm | 365 mm |
| Folio Prolongado | 365 mm | 240 mm | 380 mm | 400 mm |
| Arcón A4 | 345 mm | 275 mm | 348 mm | 330 mm |
| Arcón folio | 355 mm | 275 mm | 383 mm | 365 mm |
Tipos de varillas y visores
Como ya se ha dicho, las varillas pueden ser de plástico o metal. Las segundas son mejores en casi todos los aspectos, puesto que no se rompen y ocupan menos. Los alambres son casi siempre de acero lacado en color blanco o negro, aunque algunos fabricantes de carpetas colgantes también usan acero galvanizado y aluminio.
El visor permite identificar el contenido y buscar los expendientes. Consiste en una pieza de plástico, fijada en la boca de carpeta, y una etiqueta de cartulina en su interior, en la que se rotula el contenido. Hay varios tipos de visores. Los de pinza son los más usados (se fijan a modo de clip en una de las caras de la carpeta).
Según el tipo de visor existen dos tipos de carpetas suspendidas:
- Carpetas colgantes de visor superior (más comunes, se usan en cajones, bastidores y carritos)
- Carpetas colgantes de visor lateral (estanterías y muebles metálicos de acceso frontal)
Carpeta colgante A4 en cartulina kraft - Liderpapel
Marcas, modelos y tipos de carpetas colgantes según el material de la carpeta
Según su material, hay carpetas colgantes de plástico y de cartulina, cuyo gramaje es similar al de una subcarpeta de archivo (esto es: entre 185 y 240 g/m²). Las carpetas más vendidas son las de cartulina kraft en color marrón. Pero también las hay de colores.
Otro punto esencial es el tipo de lomo. El lomo en V, el más común, consiste en un simple pliegue de la cartulina; no obstante, considera también el lomo U, que permite archivar más documentos al ser más ancho.
Las cajas de carpetas suspendidas suelen incluir los visores de plástico y las tiras identificativas. También es posible comprar visores de recambio por separado (a propósito, pueden ser de poliestireno o pvc, rígidos o flexibles).
Carpetas colgantes de alta capacidad Elba Gio Stock
Una conocida marca que fabrica carpetas colgantes de calidad es Elba Gio. Además de las habituales, este fabricante ofrece una carpeta colgante de alta capacidad. Se trata del modelo Gio Stock. Con varillas de acero y cuerpo de cartón corrugado, esta caja de archivo de montaje automático posee una gran capacidad de almacenamiento. Puedes usarla como alternativa al revistero, esto es: para guardar documentos de gran grosor, como folletos, catálogos y revistas.
¿Qué otros productos usar para organizar documentos y expedientes? La alternativa más habitual a la carpeta colgante son los archivadores de anillas. Estos clasificadores te permiten organizar el contenido temáticamente mediante separadores para archivadores. Un inconveniente: debes perforar los folios (aunque lo puedes evitar usando fundas de plástico).
La historia del fichero metálico vertical para carpetas colgantes
Hoy, el fichero metálico para almacenar carpetas colgantes es común en toda oficina. Pero a principios del siglo XX, fecha en que se estima fue inventado, supuso una auténtica revolución.
Una de las primeras patentes de un archivador de carpetas fue registrada el 2 de noviembre de 1886 por el americano Henry Brown. Dicha patente describe un receptáculo horizontal para el almacenamiento y conservación de papeles. El contenedor se fabricó con acero forjado. Se podía bloquear gracias a su cerradura. Y estaba preparado para soportar el fuego. Pero no todos los ficheros para carpetas estaban construidos con chapa metálica, pues algunos eran de madera.
Los ficheros verticales tardaron un poco más en llegar, pero quién fue su inventor sigue siendo un misterio. Sin embargo, se estima que los primeros ficheros verticales comerciales podrían haber aparecido en 1900, cuando una compañía, fundada en 1876, y conocida como Library Bureau, publicó un catálogo en el que aparecía un archivador vertical para carpetas colgantes. La misma compañía registró una patente dos años después en la que se acreditaba que su inventor fue David. E. Hunter.
En su folleto, Library Bureau describía su producto como un «Sistema de archivo vertical con compartimentos intercambiables» y añadía «El archivador vertical ideado y perfeccionado por Library Bureau es el método más completo, preciso y práctico jamás inventado para la gestión de la correspondencia, reportes, facturas, pedidos, catálogos, duplicados de facturas, y hojas sueltas, o papeles de cualquier otro tipo para organizaciones grandes, pequeñas o peculiares»