Carpetas colgantes

Características de las carpetas colgantes

Las carpetas colgantes son un producto de archivo para almacenar información y clasificarla temáticamente. La característica fundamental de este producto es que cada expendiente se encuentra suspendido o colgado de unas guías o raíles que incluyen los armarios para este fin. Las carpetas colgantes permiten la organización doméstica de documentos, el registro de fichas de clientes, facturas, informes y cualquier otro tipo de expediente en oficinas y empresas. Las varillas metálicas embutidas en la solapa superior de la carpeta colgante son las que hacen posible que esta se pueda colgar en los bastidores o armarios.

Las carpetas colgantes, también conocidas como expedientes de archivos suspendidos, se utilizan para guardar, organizar y clasificar informes y documentos en las oficinas. Estas subcarpetas incluyen unos alambres de metal o de plástico en su zona superior que permiten colgarlas en los ficheros metálicos o los bastidores de archivo. Por este motivo, estas subcarpetas de colgar también son conocidas como carpetas para armarios. Las de formato folio son las más utilizadas por ser más grandes y cómodas que las de formato A4.

Tipos de varillas y visores

Las varillas de las carpetas colgantes pueden ser plásticas o metálicas. Las segundas son superiores en casi todos los aspectos ya que no se rompen y ocupan menos espacio. Estos alambres suelen estar fabricados con acero ordinario lacado en color blanco o negro. Algunos fabricantes de carpetas también las hacen de acero galvanizado o aluminio.

Para identificar el contenido y localizar rápidamente los expendientes se utilizan los visores. El visor es una pieza de plástico anclada a la carpeta que permite rotular el contenido mediante una etiqueta de cartulina. Esta solución de archivo es ideal para la organización de documentos doméstica en el caso de usuarios particulares o profesionales (oficinas, empresas, administraciones).

Existen carpetas colgantes de visor superior (para cajones, bastidores o carritos) y carpetas colgantes de visor lateral (para estanterías y muebles metálicos de acceso frontal). Las más utilizadas son las de visor superior, aunque ciertos muebles y archivadores requieren, por su diseño, carpetas de visor lateral. Elegir un estilo u otro así como el formato viene impuesto por el tipo de mueble (bastidor, carpetero, armarios con guías y raíles, mueble metálico, carros con ruedas, etc.).

Según su material, existen diferentes tipos de archivos colgantes. Las carpetas de varilla metálica son más delgadas y permiten almacenar un mayor número de ejemplares en el mismo espacio. En cuanto al material de sus cubiertas, podemos comprar carpetas colgantes de dos tipos: de cartulina o de plástico. El gramaje de la cartulina es similar al de una subcarpeta de archivo: entre 185 y 240 g/m² aproximadamente.

Por último, otro aspecto importante a la hora de comprar subcarpetas suspendidas es el tipo de lomo. El más utilizado es el lomo en "V" (cartulina con un pliegue sencillo), pero también se pueden comprar con lomo en "U" (son algo más anchas, para archivar más documentos).

Tipos y formatos

Existen tres formatos: A4, folio y folio prolongado. La más pequeña es la A4, la más grande la folio prolongado. Las más vendidas son las de cartulina kraft marrón, pero también las hay de colores. Las cajas de carpetas suspendidas suelen incluir los visores de plástico y las etiquetas de identificación. También es posible comprar los recambios por separado. (Los hay de poliestireno o de PVC flexible).

Un tipo especial de carpeta colgante de alta capacidad es el modelo Gio Stock con varillas de acero. Se trata de una caja de archivo fabricada en cartón corrugado de montaje automático. Tiene una gran capacidad y puede utilizarse como alternativa a los revisteros: para guardar documentos de gran grosor como folletos, catálogos, revistas, etc. Con ganchos de alambre. Caja de 25 carpetas. Dos de los fabricantes más conocidos de carpetas colgantes son Elba (Gio) y Liderpapel.

Visores

El visor es una pieza de plástico que nos permite introducir una tira identificativa para rotular el contenido de la carpeta colgante. Existen diferentes tipos de visores aunque la mayoría de los que se utilizan son los de pinza (el visor se fija en una de las caras de la carpeta como si fuera un clip).

Existen varios tipos de visores:

• Visores laterales: de poliestireno para armarios con visión lateral. Están fabricados con poliestireno rígido. Permiten la unión de varias unidades en continuo formando acordeón.
• Visor superiores: de plástico rígido transparente. Con terminación cristal y efecto lupa. Perfecta visualización de la tira identificativa.
• Etiquetas: para los visores largos o los cortos. Vienen precortadas, en hojas de tamaño Din A4 para facilitar su impresión. Algunas incluyen flechas de indexación. Se presentan en paquetes con diferente número de hojas.

Si no has encontrado lo que buscabas puedes echar un vistazo al resto de tipos de carpetas.

Otras alternativas para organizar documentos

Para organizar los documentos y expedientes se pueden comprar otros tipos de productos. La alternativa más habitual a la carpeta colgante son los archivadores de anillas. Los clasificadores de anillas también permiten organizar los informes temáticamente mediante el uso de los separadores para archivadores. Como inconveniente, está el hecho de que se hace necesario la perforación de los folios, algo que se puede evitar utilizando fundas de plástico.