¿Qué son las subcarpetas? Tipos y estilos
Las subcarpetas de archivo no son más que un pliego de cartulina doblado por la mitad que se usa para guardar folios en su interior. Normalmente, se usan en carpetas colgantes para segregar los diferentes expedientes en apartados. Pero también se pueden almacenar en revisteros, bandejas de sobremesa, archivadores de anillas, carpetas de proyectos... Este producto de archivo te permite agrupar los documentos por su temática para facilitar la organización de los papeles.
¿Qué tipos de subcarpetas se usan en la oficina? Las sencillas, es decir, las constituidas por una hoja plegada, son las más baratas y usadas en hogares y oficinas. Un tipo de subcarpeta muy útil es la llamada subcarpeta con bolsa o fuelle extensible. Es más compleja que la anterior: se presenta plegada y una vez expandida puede contener una mayor capacidad de documentos. Las subcarpetas con solapas son una variación del dosier de cartulina clásico con uno o más pliegues en su perímetro que ayudan a retener los documentos. Las de solapa larga lateral y las de doble solapa (inferior y lado derecho) son las más usadas de este tipo.
Sobre las subcarpetas con solapas...
El propósito de las solapas es evitar que las hojas se salgan de la carpeta:
- Solapa larga lateral: si la disponemos en vertical la solapa queda al lado derecho. Es decir, las hojas podrían escaparse por arriba o por abajo, pero nunca por los laterales
- Con doble solapa: igual que las anteriores pero se incorpora otra solapa corta en la zona inferior. Son muy efectivas reteniendo los documentos
- Con triple solapa: incluyen solapas en todo su perímetro. Apenas se usan: son más incómodas y no aportan demasiadas ventajas frente a las de doble solapa
Sobre las subcarpetas con ventana...
Cuando hay razones organizativas que obligan rotular de forma individual el contenido de cada expediente, las subcarpetas con ventana facilitan la tarea. El propio contenido se encargará de poner el nombre a la carpetilla. Estos dosieres pueden ahorrar tiempo, ya que se deja de escribir sobre su superficie el contenido (o pegar la etiqueta correspondiente). Para sacarles el máximo partido, el documento debe diseñarse de forma que se lea claramente desde la ventana de la subcarpeta.
Sobre las subcarpetas ecológicas y de papel...
Las cartulinas de papel son idóneas cuando no se necesita que la subcarpeta sea resistente. Tal vez van a recibir poco uso o contener pocos documentos. Tal vez solo se busca para reducir el consumo de recursos naturales. En tales casos comprar subcarpetas de papel es una buena idea. Como las de cartulina, se pueden adquirir en una gama colores intensos de gran viveza.
Por ejemplo, las subcarpetas de cartulina reciclada de 120 g de la marca francesa Exacompta poseen la certificación Angel Azul. Son respetuosas con el medio ambiente y se venden en paquetes de 25 unidades en cinco colores diferentes. Son aptas para guardar documentos de formato Din A4 (210x297 mm).
Gramajes, colores y formatos de las subcarpetas
La calidad de la cartulina. Los fabricantes de subcarpetas te ofrecen estas carpetillas en varias calidades. El material más habitual es cartulina teñida en masa de 160 a 320 g/m². Esta cartulina puede ser reciclada o elaborada con pulpa de celulosa procedente de fibras vírgenes de madera. En este caso, los fabricantes suelen hacerlo con un certificado ecológico que garantiza la procedencia sostenible de la materia prima (Angel Azul, FSC, etc.)
Colores. Los colores de estas subcarpetas varían según el fabricante (Elba, Exacompta, Gio, Q-Connect, Liderpapel) y es posible encontrar gamas de tonos estándar, pastel, fluorescentes y otros. Los más habituales son los amarillos, rojos, azules, verdes, grises, crema, naranjas y violetas.
Formatos. Los tamaños disponibles son el Din A4 y el folio (algo más grande).
