¿Qué son y para qué se usan las subcarpetas de archivo?
Divide y vencerás. La frase procede del latín divide et impera, expresión que proviene a su vez del griego diaírei kaì basíleue, 'dividir para reinar'. La máxima de Julio César nos recuerda la idea de que dividir lo complejo ayuda a abordarlo con más facilidad. Para esto sirven justamente las subcarpetas de archivo de cartulina.
¿Para qué sirven las subcarpetas de archivo?
O tal vez la pregunta debería ser: «¿Para qué no sirven?». Se agrupan en subcarpetas los presupuestos, albaranes o facturas. También se usan para guardar hojas de encargos y fichas de clientes. Los colores ayudan a organizar por temas la información y así evitar confusiones. Así pues, las subcarpetas de archivo sirven para clasificar dosieres y expedientes.
Una carpeta dentro de otra carpeta. Su nombre lo dice todo: las subcarpetas de archivo residen en el interior de otra carpeta. La contenedora puede adoptar muchas formas: archivador de anillas, carpeta colgante (a su vez suspendida de las guías de un bastidor o fichero metálico) o, por qué no, la clásica carpetilla de gomas y solapas. El propósito es claro: la carpeta exterior agrupa los documentos concernientes al tema principal, mientras que la subcarpeta facilita clasificar la información en subapartados.
¿Dónde se usan las subcarpetas? Por su versatilidad, las cartulinas plegadas por su mitad son útiles sobre todo en oficinas. Pero también cumplen su función en casa. Quien mas y quien menos, las personas que trabajen con documentos en su día a día querrán dividirla en expedientes, todo ello con objeto de ser más eficientes.
Tipos de subcarpetas
Los tipos más comunes de subcarpetas son los que siguen:
- Subcarpeta sencilla: formada por una cartulina plegada. Como las demás, puede ser de tono marrón natural (kraft), bicolor (kraft por fuera y blanca por dentro) o de colores.
- Subcarpeta con ventana: un corte en la tapa protegido por una lámina de plástico transparente permite ver la primera hoja del contenido.
- Subcarpeta con bolsa o fuelle: su parte inferior se expande, lo que posibilita guardar más folios.
- Subcarpetas personalizables o imprimibles: permite personalizar la portada.
- Subcarpeta con solapas: las solapas retienen los documentos y son especialmente útiles para el archivo en carpetas de anillas, ya que las hojas no se salen por los lados.
Sirva la lista anterior como clasificación funcional de las subcarpetas. Sin embargo, las subcarpetas también pueden identificarse por su material. Las más comunes se elaboran con cartulina teñida en masa o cartulina kraft. Otras opciones comprenden el cartoncillo gofrado, las subcarpetas forradas con tela (papel geltex), los modelos estampados, etc.
En el caso de subcarpetas de colores, son mejores las teñidas en masa. ¿Pero qué es el teñido en masa? Dicha técnica consiste en añadir pigmentos y colorantes a la pasta de celulosa de la cartulina; de esta forma, toda la cartulina es de color, luego, al contrario que la cartulina impresa, no se verá alterada por el roce.
En cuanto a los tamaños, las subcarpetas más comunes son las de formato A4 (210×297 mm) y folio (215×315 mm).
Conclusión
Incluso las estructuras de poder más persistentes se pueden fragmentar. ¡Esto lo sabían bien los griegos y romanos! Identificar qué problemas conviene resolver primero para solucionar un asunto para, acto seguido, dividirlos es tal vez la manera más efectiva de alcanzar ciertas metas. Así como en informática clasificas tus ficheros en carpetas y subcarpetas (o directorios y subdirectorios), para organizar los papeles de tu día a día lo más efectivo, sin duda, es tener a mano unas buenas subcarpetas.