La clasificación de los documentos en la oficina es una tarea que debemos planificar con tiento. Simplemente cambiar los archivadores de cartón por un fichero metálico con carpetas colgantes (o viceversa) podría tener un impacto notable en la productividad de la empresa

Las ciencias como la biblioteconomía estudian la gestión y administración de los almacenes de libros. Es decir, de las bibliotecas. En la oficina, como en la biblioteca, las técnicas para clasificar los documentos serán mas o menos complejas según el volumen de información a procesar. Pero, en cualquier caso, al final todo se reduce a usar diferentes tipos de productos para organizar los documentos. Los archivadores, carpetas colgantes y cajas de archivo son los más utilizados.

Los clasificadores de documentos influyen en el rendimiento de la oficina

Los archivadores y carpetas de anillas

Archivadores y carpetas con anillas son dos clasificadores de documentos que están presentes en casi cualquier oficina. Tanto la carpeta como el archivador tienen anillas metálicas. Sin embargo, el archivador tiene una palanca que sirve para abrir sus anillas. En cambio, en la carpeta, las anillas se abren tirando de ellas. Esta es la diferencia entre ambos.

Existen muchas marcas de archivadores y carpetas. Los archivadores Dohe, los Elba y los Esselte son algunos de los más vendidos. Los archivadores con rado incluyen una ranura en la cubierta que se acopla a la anilla para mantener la tapa cerrada.

Por supuesto, el uso de archivadores requiere el uso de perforadoras de papel. La perforación de los documentos puede reducir la eficacia del archivo. Sin embargo, el uso de papel perforado de marcas como Navigator Organizer puede minimizar este inconveniente.

La perforación de las hojas

El uso de un archivador de anillas como almacén de documentos nos obliga a comprar una perforadora de papel. Antes de archivar cada hoja tendremos que perforarla. Si no se planifica bien esta tarea, puede suponer una pérdida de tiempo. ¿Cómo archivar los documentos de manera eficiente?

Algunas oficinas almacenan los documentos en bandejas de plástico. Cuando se acumula un buen número de hojas, se procede a su archivo. En serie. Como si se tratara de una cadena de montaje. De esta manera, se rinde más en la oficina.

El archivador frente a la carpeta. ¿Cuál es mejor?

A la hora de comprar clasificadores de anillas, tenemos varias opciones. Archivadores con palanca automática y carpetas manuales de anillas. Además, tenemos que escoger entre 2 y 4 anillas. ¿Qué es mejor?

Si la velocidad importa, lo mejor es comprar un archivador de dos anillas. El motivo es que es mucho más rápido y eficaz hacer dos taladros que cuatro. Además, meter los documentos en las anillas también es más simple. ¿Y para qué sirven las carpetas de 4 anillas?

Los sistemas de cuatro anillas se suelen usar en carpetas escolares, puesto que son hojeados a menudo. Las cuatro anillas metálicas distribuyen mejor la fuerza y evitan la rotura del papel. De hecho, en un archivador de dos anillas, el papel se rompe por la zona de las anillas cuando recibe un pequeño tirón.

Por otro lado, otra opción posible, cuando no queremos perforar los documentos, es meterlos en fundas de plástico. La ventaja es que el documento queda intacto. El inconveniente es que el tiempo de archivo aumenta. Además, si decidimos guardar varios folios en cada funda, el acceso a los documentos se vuelve mucho más difícil.

Organización interna de los archivadores

Para la clasificación interna del archivador, se usan los separadores de plástico o cartulina. Estos pueden ser alfabéticos (de la A a la Z) o númericos (1-12, 1-7, 1-31). Los separadores nos permiten indexar la información dentro del archivador.

Separadores de pestaña para archivadores

El uso de un juego de separadores no está limitado a un único archivador. Es decir, podemos usar un juego de separadores A-Z repartidos en varios archivadores. En tales casos, en el lomo de cada uno de ellos escribiremos las letras que abarca cada uno. Por ejemplo, si los repartimos en cinco carpetas, podríamos tener las siguientes etiquetas: A-E, F-M, N-P, Q-T, U-Z.

Clasificadores de documentos para archivo definitivo

Por último, hay que considerar lo que se conoce como el archivo definitivo de la documentación. Esto es, cómo y dónde se almacenan los documentos antiguos. Es decir, aquellos que ya no vamos a usar a diario, pero que hemos de conservar para poder hacer frente a los posibles requerimientos legales.

Cuando optamos por usar archivadores, esta tarea es bastante simple. Solo hay que sacar en bloque todas las hojas del archivador. Las atamos con unas gomas elásticas y las metemos en una caja de archivo definitivo. Las cajas de archivo definitivo son de cartón y se presentan desmontadas. El sistema de pliegues y solapas permite su montaje en apenas unos segundos.

Las cajas de archivo, a su vez, se pueden guardar en contenedores de archivo definitivo. Que no son más que cajas grandes que contienen a las pequeñas. Es decir, cajas de cajas. Además, el cartón del contenedor es más grueso, lo que permite apilarlos en varias alturas. Así, ocupan el mínimo espacio posible en el almacén.

Clasificadores de documentos suspendidos: las carpetas colgantes

La carpeta colgante, después del archivador es el sistema más empleado en las oficinas para la clasificación de la documentación.

Carpeta colgante con varillas metálicas

Esta carpeta consiste en una simple cartulina plegada por su zona inferior con dos varillas que permiten colgarla de las guías de muebles y carpeteros especialmente diseñados para ellas.

Existen dos tipos de lomos: el lomo en V y el lomo en U. El lomo en V (la carpeta de la imagen) se forma mediante un pliegue del material. El lomo en U es un lomo recto formado por dos pliegues de la cartulina. Este lomo recto o lomo en U puede tener varios grosores y permite archivar muchos más documentos en cada carpeta que el lomo en V.

Archivadores metálicos para carpetas colgantes

Los clasificadores de documentos metálicos son una de las alternativas más eficientes para archivar las carpetas colgantes. Estos robustos muebles permiten un fácil acceso a los documentos y mantienen los archivos en orden.

Existen archivadores metálicos de varios tamaños con uno, dos, tres o cuatro cajones y con sistema antivuelco en los modelos de mejor calidad.

Diferencias respecto a los archivadores

La principal diferencia de estos clasificadores de documentos es que no es necesario perforar los documentos. Esto nos va a ahorrar bastante tiempo. También se evita la compra de la perforadora. Los documentos quedan intactos lo que es una ventaja importante cuando se tienen que escanear o fotocopiar.

Tienen un grave inconveniente: no es posible una clasificación interna. Debido a la naturaleza de la carpeta resulta complicado añadir pestañas o separadores para organizar el contenido interno de cada carpeta.

Introducir una hoja nueva resulta más rapido en una carpeta colgante que en un archivador. Con la carpeta colgante solo tenemos que abrir el mueble, localizar la carpeta y depositar el documento. En cambio con el archivador el proceso es más lento y laborioso.

Para el archivo definitivo ocurre lo contrario: las carpetas colgantes son más lentas de procesar. Si con el archivador podíamos extraer todo el fajo de documentos con la carpeta colgante no sucede lo mismo. Deberemos procesarlas una a una para obtener la documentación que debe ser pasada a archivo definitivo.

Cajas y carpetas de proyectos

Otra solución efectiva para el almacenamiento de la información es la caja o carpeta de proyectos. Una caja de proyectos está fabricada a partir de una única pieza de cartón o cartulina que se pliega sucesivamente. El cierre de la carpeta puede hacerse de varias maneras:

• Mediante banda elástica
• Mediante broche

La carpeta de proyectos es una solución muy utilizada para presentar trabajos de ingeniería, proyectos arquitectónicos, tesis universitarias, etc. En el lomo de las cajas encontramos una etiqueta para la identificación del proyecto. En su interior las solapas o los laterales evitan que las hojas se pierdan.

Conclusión

Existen diferentes clasificadores de documentos para organizar los documentos en las oficinas: carpetas de anillas, archivadores de palanca, carpetas colgantes, cajoneras, casilleros, etc.

Conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno resulta imprescindible para diseñar el mejor plan de gestión documental para la oficina.