Guía esencial para comprar la mejor grapadora de oficina: orden y eficacia en tu espacio de trabajo

Aprietas la grapadora; suena el clic, y sin apenas esfuerzo los papeles quedan unidos. Cada grapa te acerca al final de la jornada. La grapadora es una herramienta esencial en oficinas y hogares. En esta guía te ayudo a elegirla.

• Características esenciales y funcionales de las grapadoras de oficina
• Tipos de grapadoras de papel para la oficina
• Guía rápida para comprar tu grapadora
• Medidas y tipos de grapas
• Tipos de grapado
• Conclusión y resumen

Características esenciales y funcionales de las grapadoras de oficina

Cualquier grapadora sirve para unir papel, cartulina y cartón. Ciertas grapadoras, como las de tenaza, también permiten grapar otros materiales; por ejemplo: tela, plástico y goma. La grapadora de oficina, así llamada por ser usada en oficinas y entornos laborales en los que se procesan documentos como actividad principal de la jornada, no está restringida a ese ámbito; ya que también tiene su utilidad en hogares, fábricas y almacenes. Esta máquina de oficina también se conoce como engrapadora de papel.

La grapadora de oficina tiene una guía o carril sobre la cual corren las grapas, el cargador. Empujadas por una pieza metálica y un resorte elástico (muelle), las grapas se deslizan a lo largo de dicha guía. Asimismo, en una segunda guía situada en el frontal de la grapadora, se encuentra la cuchilla, pieza fundamental, encargada de incrustar la grapa en el material que va a ser grapado. Incluso las grapadoras eléctricas (a pilas o directas a la red) poseen tales elementos.

El tamaño, formato, uso indicado —más o menos capacidad de grapado, profundidad de entrada del papel— y la presencia, o no, de un yunque ajustable para seleccionar el estilo de grapado son características que determinan la eficacia de una grapadora de oficina. De igual forma, su material (acero, plástico) influye en la resistencia, facilidad de uso y vida útil de la grapadora.

Por ser un útil esencial, la grapadora juega un papel importante en el rendimiento de la empresa. Coser los archivos y documentos (fichas de clientes, albaranes, facturas, presupuestos) facilitan su organización y evitan su pérdida. La mejor grapadora de oficina es aquella que se ajusta como un guante a la función que va a desempeñar. Para ello, es obligado conocer los distintos tipos de grapadora de oficina.

Tipos de grapadoras de papel para la oficina

Aunque comparten cometido —grapar papel—, hay muchos tipos de grapadoras de oficina. Las más pequeñas, llamadas engrapadoras de bolsillo, apenas tienen capacidad de grapado. Pueden grapar unas 5 hojas de papel con grapas pequeñas de alambre delgado. Muy compactas, son perfectas para llevar siempre encima. También son ideales para uso escolar.

La grapadora de escritorio es la máquina de grapar más habitual. Se puede comprar por menos de veinte euros y tiene una capacidad de grapado superior (hasta 40 h.). Por otro lado, la grapadora con formato de tenaza, preferida por algunas personas, tiene como ventaja la facilidad de uso. Otros tipos de grapadoras de oficina son las de grueso (para unir muchas hojas), las de brazo largo (útiles para hacer cuadernos y folletos) y las eléctricas (no requieren esfuerzo gracias a un motor, alimentado por pilas o conexión directa a la red).

La grapadora de tenaza tiene dos mangos, similares a los de un alicate. Gracias a su mecanismo de palanca, la fuerza de grapado es superior. Si tienes que grapar papel y no tienes mesa sobre la que apoyarte, considera una grapadora de este tipo, preferiblemente 100 % metálica, como la Rapid Classic 1 o los modelos clásicos de Petrus.

La grapadora de gruesos es recomendable para grapar más de 40 hojas de papel. En general, cuanto más robusta la estructura de la grapadora, menos cuesta grapar los folios. Se trata de un tipo de grapadora de mesa muy grande y robusta. De hecho, las más potentes pueden grapar más de 200 hojas de papel sin casi esfuerzo.

Las grapadoras de archivo, o de revistas, son perfectas para coser las hojas que forman los cuadernos, libretas, folletos y otros formatos cuya encuadernación se basa en hojas plegadas y unidas por la espina. Con una grapadora de folletos, podrás hacer tus propios cuadernillos grapando sus hojas por el lomo.

Por último, considera las grapadoras El Casco si buscas una grapadora para regalar (quizás a ti mismo), de calidad y diseño clásico. Su estructura de acero, que apena han cambiado a lo largo de sus casi 100 años de vida, garantiza una vida útil extremadamente larga y una gran eficacia de grapado. Las mejores grapadoras El Casco incluyen un revestimiento de cromo pulido a mano que protege el acero contra la corrosión.

Guía rápida para comprar tu grapadora

La siguiente infografía reúne criterios de selección esenciales a la hora de elegir tu grapadora:

¿Todavía no tienes claro qué grapadora elegir? Decide primero si la prefieres manual o eléctrica. En la primera, tú aportas el esfuerzo mecánico para atravesar el papel con las grapas, mientras que la segunda cuenta con su propia fuente de energía, a saber: conexión a red eléctrica con transformador de corriente alterna a continua, batería de litio o pilas. Además según su modo de funcionamiento, existen dos tipos de grapadora eléctrica: automática (detecta automáticamente la entrada de papel) o con interruptor (tú das la orden de grapado).

En cuanto a la grapadora manual, repasemos otra vez las opciones:

• De bolsillo: es una grapadora muy común para el uso escolar por su tamaño reducido (cabe en cualquier plumier o estuche). Su capacidad de grapado queda limitada por el tamaño. Estas minigrapadoras son perfectas para llevar a la escuela, el colegio, el instituto o la universidad.
• Sobremesa y escritorio: son las más habituales. Con ellas podrás grapar entre 10 y 40 hojas de papel usando grapas de alambre más o menos largas. Escoge un modelo con base antideslizante.
• Tenaza: grapadora de pinza, diseñada para usarse con una mano. Tiene como ventaja que no requiere ser apoyada en la mesa. Las primeras grapadoras de tenaza fueron fabricadas por Rapid. En el presente, las grapadoras del fabricante sueco Rapid continúan siendo algunas de las más vendidas.
• Grueso: se trata de una grapadora de alta resistencia. Su estructura robusta y el gran tamaño de la empuñadura te permiten grapar sin emplear tanta fuerza. En función del grosor del papel podrás usar grapas más o menos largas. Las grapadoras de oficina de alta resistencia grapan entre 70 y 250 hojas según su fuerza capacidad y el espesor del papel.
• Clavadoras: las grapadoras clavadoras no tienen yunque ajustable, por tanto, no doblan las patillas de la grapa. Estas grapadoras son ideales para fijar carteles en paredes y grapar telas u otros materiales sobre superficies relativamente blandas como madera de pino o abeto o paredes de yeso. Son ideales para usar en bricolaje, manualidades escolares y trabajos de tapicería. Admiten diferentes largos de grapa.

Medidas y tipos de grapas

Las grapas se fabrican con alambre de acero galvanizado (grapas galvanizadas) o cobreado (grapas cobrizas). El baño electrolítico de cobre o zinc que se aplica sobre la grapa sirve para evitar la corrosión del alambre de acero. Sin embargo, también existen grapas de acero inoxidable, bastante más robustas que las anteriores y naturalmente resistentes a la corrosión. Las grapas inox son más costosas que las de acero ordinario y se usan casi exclusivamente en grapadoras industriales.

En cuanto a las medidas, las grapas de oficina se identifican por uno o dos números. Por ejemplo, algunas minigrapadoras de bolsillo usan las grapas Petrus Nº 202. Sin embargo, lo más habitual es que las grapas incluyan dos números separados por una barra inclinada: 22/6, 24/6, etc. En tales casos, dichos números identifican lo siguiente:

• Grosor del alambre: el número situado a la izquierda de la barra nos indica el grosor del alambre. Cuanto más alto el número, más fino es el alambre de la grapa: el alambre de una grapa 22/6 es más grueso que el de una 26/6.
• Longitud de la pata de la grapa: el número situado a la derecha identifica cuál es la longitud de la pata de la grapa. Cuanto más larga sea la grapa, mayor será el número de hojas que puede unir. Por ejemplo, una grapa 23/8 tiene 8 mm de longitud.

Puedes conocer más sobre las medidas de las grapas en el artículo de nuestro blog.

Tipos de grapado

Para concluir, te cuento en pocas palabras los tipos de grapado:

• Grapado cerrado o normal: el grapado tradicional y el más habitual, es permanente.
• Grapado abierto: se usa como grapado provisional. La grapa es más fácil de quitar.
• Grapado plano: versión mejorada del grapado cerrado que reduce el volumen que ocupan los documentos apilados hasta en un 30 %.
• Clavado: en este caso la grapa se emplea como un clavo y no es doblada por detrás. Se utiliza para clavar materiales en corcho, tela, madera, etc.

Conclusión y resumen

Al elegir una grapadora, fíjate sobre todo en la capacidad y profundidad de grapado y el tipo de grapas que use. Considera también el tamaño y los materiales, esto último determinará la durabilidad y la fiabilidad de la grapadora. Apuesta por un diseño cómodo y fácil de usar. Ante todo, cerciórate de que se adapta a tu día a día: de ello depende el orden y la eficacia en tu espacio de trabajo.