Materiales e ideas para organizar y priorizar tus tareas y recordar asuntos importantes

No son pocas las técnicas para gestionar el tiempo de forma consciente. Podríamos hablar, por ejemplo, del método Eisenhower o el análisis de Pareto. Sin embargo, salvo por alguna sorpresa, esta guía da por hechos tales ejercicios... En vez de eso, se centra en materiales e ideas que te ayudarán, una vez establecida su prioridad, a organizar y recordar tus tareas.

• Usa la agenda como herramienta de planificación
• Pon tu semana a la vista en una pizarra o tablón de corcho
• Confía en el pósit: la técnica más popular para recordar tareas urgentes, importantes o ambas a la vez
• Establece la prioridad de las tareas con subrayadores fluorescentes
• Considera el método Pomodoro para desarrollar atención y agilidad mental
• Conclusión

Usa la agenda como herramienta de planificación

En cualquiera de sus versiones —día por página o semana a la vista—, la agenda te permite planificar actividades de forma ordenada. En ella puedes anotar metas, citas, recordatorios, propósitos, reuniones, actividades...

¿Y si la hiperestructuración no es lo tuyo? En ese caso quizá quieras explorar la técnica BuJo de Ryder Caroll, un método más flexible para gestionar tareas, objetivos e ideas creativas, más conocido por el nombre bullet journal.

Pon tu semana a la vista en una pizarra o tablón de corcho

Por quedar siempre a la vista, la pizarra blanca es una aliada inigualable a la hora de hacer listas de tareas. Destapar el rotulador y anotar: no es fácil pensar en soluciones tan rápidas y eficaces.

En efecto, el tablón de corcho, si bien sirve para el mismo fin, tiene el papel en su función de intermediario como pega. Ahora bien, todo contra tiene su contrapartida; y en este caso la ventaja, ¡y no se trata de un pro menor!, es la posibilidad de fijar al corcho con chinchetas, por ejemplo, un calendario semanal impreso. Por supuesto, también puedes aprovechar el corcho para pegar pósit con notas, ideas huidizas o recordatorios. Y hablando de pósits...

Confía en el pósit: la técnica más popular para recordar tareas urgentes, importantes o ambas a la vez

Se le atribuye a Eisenhower la frase «Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes». Según este método, las tareas que son a un tiempo urgentes e importantes se abordan en el acto, mientras que aquellas que no son ni urgentes ni importantes se desestiman. Ahora bien, ¿qué hacer con las tareas importantes que no son urgentes? ¡Ah, eso ya requiere un plan! Pues bien, ¡nada como las notas adhesivas para planificarlas!

Ya no tienes que usar guion. Ni escribir en mayúscula su inicial. Y es que hace ya varios años que la marca más famosa de notas adhesivas —Post-It®— se adaptó al castellano. ¡Sí, la RAE admite la palabra pósit! He aquí la definición recogida en su diccionario: 'Hoja pequeña de papel, empleada generalmente para escribir notas, con una franja autoadhesiva en el reverso, que permite pegarla y despegarla con facilidad'. También se castellanizó el líquido corrector Tipp-Ex (típex). ¡Pero esa es otra guerra...!

Tipos de notas pósit

Presente en las oficinas de medio mundo, el taco de pósits es la solución perfecta para concretar tareas y jerarquizarlas, también para recordar asuntos importantes. He aquí algunos de los pósit más comúnmente usados en oficinas y hogares:

• Clásica: la nota adhesiva de toda la vida, en color amarillo canario, con adhesivo suave y fácil de despegar
• XL: taco extragrande con más espacio para escribir, su papel con rayado horizontal te ayudar a plasmar mensajes limpios y claros
• Neon: el bloc de pósit en tonos fluorescentes
• Z-Notes: gracias a su diseño en acordeón, específico para dispensadores, este tipo de pósit facilita las cosas; al tirar de una nota, la siguiente queda lista usar
• Notas Post-It en rollo: etiquetas adhesivas de quita y pon en formato bobina
• Notas Post-It CheckList: especiales para listas de tareas. Tienen 12 renglones numerados, con un espacio al final de cada uno para poner el tick de 'hecho'; además incluyen un campo para anotar la fecha.

Establece la prioridad de las tareas con subrayadores fluorescentes

Aparte de ser idóneos para resaltar ideas clave, los marcadores de texto pueden ayudarte con la gestión del tiempo. Te resultarán útiles, por ejemplo, para señalar la prioridad de cada tarea (o su plazo) en tu lista de tareas. También puedes usarlos para añadir sentido de urgencia a anotaciones de la agenda.

Considera el método Pomodoro para desarrollar atención y agilidad mental

Llegados a este punto, cuentas ya con material de sobra para concretar y estructurar tus tareas. Mas sin disciplina, ¿de qué sirven las reglas? Si los sistemas propuestos no te han servido para, pese a compaginar múltiples tareas, desarrollar tu potencial y trabajar con más calma, o, dicho de otra forma: mejorar tu eficiencia, considera el método Pomodoro.

La técnica Pomodoro no es, en rigor, una herramienta para metodizar tareas, sino una táctica para gestionar mejor el tiempo. Consiste en lo siguiente. Con la ayuda de un temporizador vas a dividir tu tiempo de trabajo en pomodoros, lapsos de 25 minutos durante los cuales dedicarás tu atención a una única tarea. El pomodoro de actividad se conecta en serie con otro intervalo, esta vez de descanso, de 5 minutos.

El enfoque original propone pausas más largas cada 4 pomodoros, esto es: cada 2 horas de trabajo. En concreto, 4 pomodoros constituyen una serie y el descanso entre serie y serie es de 20-30 minutos.

¿Por qué funciona el método Pomodoro? Por un lado, el descanso regular ayuda a prevenir el estrés y la ansiedad, ¡tan habituales cuando se trabaja por objetivos! Por otro lado, concentrar toda tu atención en una única actividad (es decir: renunciar a un enfoque de trabajo multitarea) evita la dispersión mental. Por último, si trabajas frente a una pantalla, el descanso entre pomodoro y pomodoro mitiga la fatiga visual.

A propósito, si te interesa esta técnica, he aquí una útil sugerencia.

Conclusión

Una por una, en orden y concierto: arreglar de esta forma tus tareas es la clave del éxito. Alcanzar el equilibrio perfecto entre ritmo de trabajo y tiempo de descanso exige reglas, métodos, tácticas..., en otras palabras: disposición y disciplina.

Usar una agenda como herramienta de planificación, anotar a la vista los planes semanales en una pizarra, usar pósits para recordar lo importante, resaltar con marcador fluorescente aquellas tareas críticas y, en último lugar, aplicar el método Pomodoro para llevar todos tus propósitos a buen término son sin duda buenas ideas para trabajar o estudiar con calma y, no menos importante, ¡hacerlo con alegría!