Soluciones para archivar documentación antigua

Con el fin del ejercicio económico llega también el acto de archivar los documentos que lo reflejan. Los fabricantes de material de oficina ofrecen varias soluciones para el archivo de la documentación. Pero la más común, sin duda, es la caja de cartón desmontable.

En efecto, la caja de archivo definitivo se usa para guardar documentos que, en principio, ya no van a ser consultados. Podría ser necesario hacerlo, no obstante, en caso de una inspección fiscal.

Al terminar el ciclo, la documentación almacenada en archivadores y carpetas suele guardarse en cajas de archivo definitivo. Este tipo de caja, a su vez, se almacena en contenedores. Según el tamaño, estos cajones pueden alojar entre 5-10 cajas. ¿Pero por qué recurrir a un sistema matrioska? ¡Pues para posibilitar el apilado! De esta manera, se logra que la documentación antigua ocupe el menor espacio posible.

Aunque se confía en no volver a consultar los papeles, conviene organizarlos de la mejor forma para, llegado el caso, localizar el documento que se busca con rapidez. Las gomas elásticas o los encuadernadores metálicos brindan una utilidad importante: coser los documentos. También es crucial identificar, en un lateral de la caja, el contenido por medio de un rotulador o una etiqueta impresa.

Productos para el archivo definitivo de documentación

Las cajas de archivo definitivo se fabrican con cartón ondulado sencillo. Están disponibles en formatos folio, folio prolongado, A4, etc. Las cajas más grandes son las de tamaño folio prolongado, seguidas del formato folio y por último la de tamaño Din A4.

Aunque vienen desmontadas, el montaje de las cajas de cartón es rápido y sencillo. También existen cajas de archivo de plástico resistentes a la humedad ambiental (son más duraderas y protegen mejor los documentos).

¿Cartón o polipropileno?

Para acabar, no hay que dejar de lado la sostenibilidad. Por ejemplo, la serie Bankers Box Natura de Fellowes está fabricada con cartón reciclado. La caja se imprime con tinta a base de agua, por lo que su impacto sobre el medio ambiente es mínimo. El certificado FSC de sus productos confirma que la materia prima se ha obtenido de forma sostenible.

Cajas de archivo definitivo ecológicas Fellowes